1. Consolidar
Consolidar datos en varias hojas de cálculo
Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o específica.
Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
¿Qué desea hacer?
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Si
desea... |
Entonces… |
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Organizar los datos de todas las hojas
de cálculo en orden y ubicación idénticos |
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Organizar
los datos de forma diferente en las hojas de cálculo independientes, pero utilizar
los mismos rótulos de fila y de columna para que la hoja de cálculo maestra pueda
hacer coincidir los datos |
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Utilizar fórmulas con referencias de celdas
o referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más
hojas de cálculo en un libro.) a otras hojas de cálculo que esté combinando
porque no tiene una posición o categoría coherente en la que basarse |
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Usar
un informe de tabla dinámica en lugar de una consolidación |
Cómo configurar los datos
Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
Coloque cada rango en una hoja de
cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar
la consolidación.
2. Subtotal:
Cómo crear un subtotal:
Paso 1: Organiza la información a partir de la cual crearás el subtotal.
Paso 2: Selecciona las columnas o filas de las que crearás subtotales y, en la pestaña Datos, haz clic en el comando Subtotal.
Paso 3: Se abrirá el cuadro de diálogo de Subtotal. Haz clic en el campo Para cada cambio en: para seleccionar la columna donde quieres que se aplique el subtotal.
Paso 4: Despliega el menú de Usar función haciendo clic en la flecha que estará junto a esta función para elegir la función que deseas aplicar a los grupos que se creen en la columna seleccionada.
Taller No. 1
3. Matrices:
·
Cuente
el número de caracteres de un rango de celdas.
·
Sume
números que cumplan ciertas condiciones, como los valores más bajos de un rango
o números comprendidos entre un límite superior e inferior.
·
Sumar
cada º valor de un rango de valores.
Antes de oprimir cualquier tecla lee esto con atención. Una vez que has escrito la fórmula deberás oprimir la combinación de teclas CTRL + MAYUS + ENTRAR. Oprimir esa combinación de teclas es muy importante. Después de hacerlo Excel mostrará el siguiente resultado:
Observa cómo la fórmula ha sido rodeada por {} (llaves). Eso indica que estamos haciendo uso de una fórmula de matriz en Excel. Mientras tanto, toda la columna D se llenó de los resultados esperados. ¿Puedes observar el gran potencial de este tipo de fórmulas? Con una sola fórmula pudimos multiplicar toda la columna C por los datos de la columna D.
4. Validación de Datos:
La validación de datos es una función de Excel para que solo cierto tipo de datos sean ingresados en una celda o un grupo de celdas. De esta forma se delimita el registro de texto, números, decimales (porcentajes), fecha u hora. Este comando se utiliza mucho para evitar la captura de datos erróneos en las hojas de cálculo.
Según sea el tipo de datos que quieras fijar, debes determinar pautas para establecer una cantidad máxima y una mínima; omitir un intervalo de números, fechas u horarios; o limitar a cifras iguales, menores o mayores a cierto valor. Asimismo, es posible esclarecer cuáles son las condiciones de ingreso de datos en el «mensaje de entrada» y describir por qué no se permiten ciertos datos en «mensaje de error» o «alerta de error» para un registro óptimo. Las opciones de validación de datos en Excel son las siguientes:
Número entero. Se refiere a cifras o valores cerrados, aplica para formato general y de número.
Decimal. Acepta solo números con decimales, se usa para formato de porcentaje, moneda, contabilidad, general y números.
Lista. Delimita el ingreso de datos a un listado específico, ya sea de números, palabras o ambos.
Fecha. Limita el acceso a solo fechas, en un formato corto o largo.
Hora. Restringe el registro de datos a solo horarios.
Longitud de texto. Se encarga de delimitar el número de caracteres de texto que pueden ingresarse en una celda.
Personalizado. Permite el ingreso de datos condicionados por una fórmula.
¿Para qué sirve validar datos en Excel?
Dentro de Excel es de vital importancia que los datos sean correctos para llevar una actualización rigurosa y para realizar operaciones exactas. De tal suerte que la validación de datos se encarga de establecer parámetros para que una misma columna o grupos de celdas conserven las mismas características o se encuentren dentro de un mismo intervalo.
Por ejemplo, una empresa cuenta con 14 productos y para registrar las ventas asigna un número de código de cada producto. Si la columna de código no está validada para ingresar únicamente las 14 existentes y se ingresa una venta con un código erróneo y que no corresponde a ningún producto, la base de datos estará equivocada, no corresponderá al inventario real y las operaciones omitirán ese movimiento.
Esto también aplica para fechas u horarios. Cualquiera que sea el caso es imprescindible que tu base de datos sea correcta para su preciso funcionamiento. La validación de datos justamente te ayuda a lograrlo. Enseguida te explicamos paso a paso cómo hacerlo.
En la Industria digital contemporánea, donde los datos son los reyes, comprender los diversos métodos de organización, almacenamiento y acceso a la información es crucial tanto para las personas como para las organizaciones. A pesar de la ubicuidad de los sistemas de bases de datos avanzados, los archivos planos siguen siendo una solución de almacenamiento de datos fiable y sencilla. En este artículo informativo, analizaremos el concepto de archivos planos y arrojaremos luz sobre su funcionamiento interno. Esta pieza está diseñada para entusiastas de los datos, programadores y cualquier persona que busque una comprensión más profunda de las técnicas de almacenamiento de datos.
¿Qué es un archivo plano?
Un archivo plano es un tipo de archivo de almacenamiento de datos en el que los datos se almacenan como texto sin formato, a menudo en una estructura similar a una tabla con filas y columnas. Cada fila representa un solo registro, mientras que las columnas representan campos o atributos de los datos. Los formatos más comunes para archivos sin formato son valores separados por comas (CSV), valores separados por tabuladores (TSV) y archivos de texto sin formato. Los archivos planos se utilizan ampliamente por su simplicidad, facilidad de lectura humana y compatibilidad con varias plataformas y aplicaciones.
Por ejemplo, el software de hoja de cálculos como Microsoft Excel o Google Sheets puede leer y manipular fácilmente archivos planos, y los lenguajes de programación como Python o Java pueden analizar y procesar fácilmente los datos utilizando bibliotecas integradas o de terceros. Sin embargo, a medida que los requisitos de almacenamiento de datos crecen en tamaño y complejidad, los archivos planos pueden volverse menos eficientes y escalables en comparación con las bases de datos relacionales o las bases de datos no SLQ, que ofrecen capacidades más avanzadas de consulta, indexación y administración de datos.
¿Cómo se utilizan los archivos planos?
Los archivos planos sirven para varios propósitos en el desarrollo de software, principalmente para tareas de almacenamiento, intercambio y procesamiento de datos. Son ampliamente utilizados debido a su estructura simple, legibilidad humana y facilidad de manipulación en diferentes plataformas y aplicaciones. Por ejemplo, los archivos planos se emplean comúnmente en operaciones de importación y exportación de datos, donde las aplicaciones o sistemas con diversos mecanismos de almacenamiento de datos necesitan comunicarse o transferir datos. Un ejemplo es el uso de archivos CSV para importar contactos de un cliente de correo electrónico a otro o para cargar datos externos en sistemas de administración de bases de datos.
Además, los archivos planos juegan un papel crucial en el análisis y la generación de informes de datos; Los científicos y analistas de datos suelen utilizar archivos planos, como los formatos CSV o TSV, para realizar análisis ad-hoc utilizando herramientas como Microsoft Excel, R o Python. Además, los archivos planos son adecuados para administrar datos de configuración en aplicaciones de software, donde los pares clave-valor o datos tabulares simples se pueden almacenar y recuperar fácilmente. Por último, también prevalecen en escenarios de registro y auditoría, donde las aplicaciones registran eventos, errores o transacciones como texto sin formato, lo que facilita la inspección, el filtrado y la agregación por parte de desarrolladores o administradores de sistemas.
Archivo plano frente a base de datos relacional
Los archivos planos y las bases de datos relacionales representan dos enfoques distintos para el almacenamiento y la gestión de datos en el desarrollo de Software, cada uno con sus propias ventajas y limitaciones. Los archivos planos se caracterizan por su simplicidad, legibilidad humana y facilidad de uso en varias plataformas y aplicaciones. Sobresalen en escenarios donde los datos son relativamente pequeños, estáticos o simples, como archivos de configuración, archivos de registro o tareas básicas de importación y exportación de datos. Por ejemplo, una pequeña empresa podría usar un archivo CSV para almacenar datos de clientes, con cada fila representando a un cliente y columnas detallando atributos como nombre, correo electrónico y número de teléfono.
Por otro lado, las bases de datos relacionales se construyen sobre los principios del modelo relacional, usando tablas para representar entidades y relaciones entre ellas. Ofrecen funciones avanzadas, como capacidades de consulta, indexación, restricciones de integridad de datos y soporte de transacciones. Esto hace que las bases de datos relacionales sean adecuadas para situaciones que requieren relaciones de datos complejas, alta escalabilidad o manipulación sólida de datos. Por ejemplo, un sitio web de comercio electrónico podría utilizar una base de datos relacional para administrar el inventario de productos, los pedidos de los clientes y las cuentas de los usuarios, manejando de manera eficiente las complejas relaciones entre estas entidades.
En resumen, la elección entre archivos planos y bases de datos relacionales depende de los requisitos y restricciones específicos de una aplicación o caso de uso determinado. Los archivos planos son ideales para escenarios más simples y de menor escala, mientras que las bases de datos relacionales satisfacen las necesidades de administración de datos más complejas y exigentes.
Tipos de archivos planos
Los archivos planos vienen en varios formatos, cada uno con su propia estructura y características específicas. Estos formatos se distinguen principalmente por sus delimitadores, que separan campos o atributos dentro del archivo. Algunos de los tipos más comunes de archivos planos incluyen:
Valores separados por comas (CSV) : los archivos CSV usan comas como delimitadores de campo y se encuentran entre los formatos de archivo planos más utilizados. Son fáciles de leer y compatibles con numerosas aplicaciones, como Microsoft Excel, Google Sheets y varios lenguajes de programación. Un caso de uso de ejemplo para archivos CSV es la importación y exportación de información de contacto entre clientes de correo electrónico o sistemas CRM.
Valores separados por tabuladores (TSV) : los archivos TSV utilizan tabulaciones como delimitadores de campo, lo que ofrece una estructura similar a los archivos CSV pero con una legibilidad mejorada, especialmente para los datos que contienen comas. Los archivos TSV a menudo se emplean en bioinformática o canalizaciones de procesamiento de datos donde los datos se tabulan para su posterior análisis o transformación.
Formato de ancho fijo: en archivos planos de formato de ancho fijo, cada campo ocupa un número predeterminado de caracteres, alineando los datos en columnas. Este formato generalmente se usa en sistemas heredados o cuando se trabaja con datos de mainframes, ya que brinda un control preciso sobre el diseño de los datos.
Archivos de pares clave-valor: estos archivos planos almacenan datos como una colección de pares clave-valor, a menudo delimitados por un signo igual o dos puntos. Los archivos de pares clave-valor se usan comúnmente para archivos de configuración en aplicaciones de software, donde la configuración o los parámetros se pueden almacenar y recuperar fácilmente.
En conclusión, los archivos planos son una excelente opción para escenarios simples de almacenamiento e intercambio de datos a pequeña escala. Aun así, sus limitaciones pueden hacerse evidentes cuando se trata de requisitos de datos complejos, a gran escala o en evolución. Las bases de datos relacionales u otras soluciones avanzadas de almacenamiento de datos pueden ser más apropiadas en tales casos.
2. Convertir archivo CSV a TXT
3. Cómo abrir un archivo CSV en Excel
4. Importar datos desde una base de datos
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