1. ¿Qué son las Tablas Dinamicas?
Las Tablas Dinámicas son tablas que resumen y organizan grandes cantidades de datos que se alojan en otra tabla. Son muy útiles para analizar rápidamente cantidades masivas de datos. Y son muy fáciles de construir.
Ante
esto, nos encontramos con una potente herramienta que nos permite solucionar
problemas cotidianos en nuestro ámbito de trabajo, proporcionándonos
información más clara y específica.
Todas
las personas que trabajan a nivel administrativo deberían manejar correctamente
el proceso de construcción de Tablas Dinámicas.
“Es
una tabla que resume y organiza otra tabla que contiene muchos datos”
¿Qué
características tienen las Tablas Dinámicas?
Son
muy versátiles y flexibles, lo que nos permite:
Explorar
la información de forma rápida y precisa
Resumir
grandes series de datos
Identificar
patrones y tendencias
Obtener
reportes más precisos y específicos
Mejorar
la toma de decisiones
¿Con
qué programas hago Tablas Dinámicas?
Para
construir una Tabla Dinámica se necesita un software que construya
planillas de cálculo. Por ejemplo:
Hojas
de cálculo de Google
Microsoft
Excel
¿Cómo
se utiliza una tabla dinámica?
Una
vez construida la Tabla Dinámica, sólo resta leer la información que
brinda. Como se afirmó anteriormente, estas tablas resumen y organizan grandes
cantidades de datos.
Las
Tablas Dinámicas, siempre se construyen en base a una necesidad de
información precisa.
Veamos
el proceso que tiene que suceder:
El
usuario cuenta con una tabla que contiene muchísimos datos. Esta tabla,
por si sola no proporciona ninguna información precisa.
Surge una
necesidad puntual de información.
Se
construye la Tabla Dinámica y se obtiene la respuesta deseada.
Luego, es
posible hacerle cambios a la Tabla Dinámica para mejorar la información
proporcionada.
Lo
más importante: “Tener bien en claro qué preguntas queremos responder con una
tabla dinámica”
Las
tablas dinámicas son una herramienta tan flexible y poderosa que antes
de construirlas, deberíamos tener claro qué información queremos obtener,
o en otras palabras, qué preguntas queremos responder utilizando los datos de
la tabla principal.
Lo
más común es que se posea una tabla con muchas columnas y filas con registros.
Estas inmensas bases de datos nos pueden abrumar a primera vista. Por eso,
antes que nada debemos tener en claro ¿Qué queremos preguntarle a esa base
de datos? o ¿Qué información queremos extraer de los datos que ya tenemos?
Por
ejemplo, si poseemos una base de datos de ventas de una empresa que vende
productos de distintas categorías en varios países de América, algunas posibles
preguntas que podríamos hacer serían:
¿Cuál
fue el total vendido en Argentina en agosto de 2020?
¿Cuántas
unidades se vendieron durante el año 2021?
¿Cuál
fue el promedio de pedidos de la categoría de electrodomésticos?
¿Cómo
evolucionó la venta de la categoría de muebles desde el año 2020 al año 2022?
¿Cuáles
productos no se vendieron en Argentina y Perú en el 2021?
¿Cuál
fue el mejor trimestre de ventas para Colombia durante el 2020?
¿Cuál
fue el producto menos vendido en Brasil durante 2019?
¿Cuál
fue el ranking de ventas por países en 2021?
¿Cuáles son
las partes de una tabla dinámica?
La tabla
dinámica tiene cuatro componentes básicos:
·
Valores
·
Filas
·
Columnas
·
Filtros
Los Valores
(o Métricas)
Los valores
se refieren a los datos que se quieren resumir. Normalmente son campos
numéricos que se pueden contar, sumar o promediar. Por ejemplo, queremos sumar
el total de las ventas.
Es
importante resaltar que, en vez del total, se podría mostrar el promedio, o el
máximo, o el minino, o contar las ventas.
Y en vez de
elegir las ventas se podrían seleccionar las unidades, los precios, o cualquier
otra cosa.
Filas y
Columnas (Dimensiones)
Las filas y
las columnas son la manera en que puedo mostrar la información. Si quiero ver
las cosas de manera vertical, se organiza por filas, si lo quiero ver de manera
horizontal, se organiza por columnas. Estas dimensiones normalmente son campos
de texto agrupables.
Por
ejemplo, que agrupe las ventas de cada vendedor, o de cada cliente, o de cada
ciudad, etc.
Filtros
Los filtros
nos permiten limitar la tabla dinámica para que sólo se muestre ciertos datos.
Por
ejemplo, que solo trabaje con las ventas de un vendedor, o de dos clientes
solamente, o sólo de una ciudad, etc.
¿Cómo se
hace una tabla dinámica paso a paso con Hojas de Cálculo de Google?
Crear una
tabla dinámica en Google Sheets es muy fácil. El secreto está en:
·
Saber puntualmente la información resumida que
queremos obtener.
·
Desarrollar la destreza de elegir
correctamente los componentes de la tabla dinámica.
Pasos a
seguir:
1.
Nos tenemos que parar (o
hacer clic) en alguna de las celdas de la base de datos para que Google Sheets identifique automáticamente el intervalo de
datos que utilizará.
2.
Luego vamos a “Insertar” y finalmente
en la opción “Tabla Dinámica”.
3.
Aparece el cuadro de diálogo de “Crear
Tabla dinámica”. Para este ejemplo dejamos seleccionada la opción de “Nueva
Hoja”, y damos clic en “Crear”. Importante: Es una buena práctica
verificar que el intervalo deseado coincida con el que aparece en el campo
“Intervalo de Datos”. Si no es así, desde ahí podemos modificarlo.
4.
El anterior paso nos crea una nueva hoja, nos
lleva a ella y aparecen:
5.
Un panel nuevo a la derecha llamado “Editor
de Tabla Dinámica”.
6.
Una Tabla Dinámica vacía a
la izquierda, ya que todavía no hemos seleccionado ningún
dato para incluir en ella.
7.
En las secciones “Filas”, “Columnas”
y “Valores” de este panel damos clic en “Añadir”. Nos aparece un menú
desplegable. Luego escogemos los campos (columnas) necesarias para realizar los
cruces de datos y obtener información.
2. Actualizar una Tabla Dinámica
4. Cambiar el Cálculo de una Tabla Dinámica
Talleres Entrega
1. Taller No. 1 Tablas Dinámicas
2. Taller No. 2 Tablas Dinámicas
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